De nombreuses sociétés ont de temps en temps des problèmes de flux de trésorerie. Mais, le plus important est de traiter les rémunérations, car c’est une obligation importante. Il y a même des lois très strictes en ce qui concerne le paiement des employés. Au cas où une entreprise n’arrive pas à bien faire cette gestion, elle risque de provoquer des crises au sein de celle-ci. Dans certains cas, il se peut même qu’il y ait des conséquences légales.
Une des premières règles à respecter est de garder tous les documents concernant les fiches de paie. Il est aussi important de garder les contrats de travail, les données personnelles des employés. C’est d’ailleurs une obligation fédérale.
Pour vous aider dans cette démarche, plusieurs prestataires offrent des services d’archivages sous formes numériques. C’est une bonne chose surtout pour les petites sociétés qui n’ont pas encore mis en place un système d’inventaire.
Une autre option possible est d’utiliser un dispositif payroll moderne. Ces logiciels permettent de garder des traces de ces documents par un système backup. Les fichiers électroniques sont aussi fiables que les formats papier. Toutefois, il est important de respecter certaines règles. Par contre, les comptes d’exploitation et le bilan doivent quant à eux être en format papier.
Les règles concernant le paiement des salaires
Il vous faut bien respecter les clauses du contrat et plus spécialement celui qui concerne le paiement du salaire. Il est important de bien respecter le délai pour le paiement au plus tard le dernier jour du mois. Au cas contraire, l’employé peut demander des intérêts de retard de 5 %.
Il faut aussi que chaque employé reçoive un bulletin de salaire au moment du virement sur son compte. Celui-ci doit indiquer clairement le montant du salaire, le montant des allocations et des déductions.
Toutefois, le mieux est de vous tenir informer sur l'actualite de la paie pour ne pas risquer d’entrer en litige avec vos employés.
